Kiedy nie potrzebujesz programów do mapowania?

Mapowanie procesów stało się już popularne i nikogo nie trzeba przekonywać do korzyści, jakie przynosi. Firmy coraz częściej sięgają w tym celu po specjalistyczne programy do mapowania procesów, dzięki którym całość łatwiej przeprowadzić. Czy są jednak sytuacje, w których nie warto sięgać po te programy?

Masz małe przedsiębiorstwo

Jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub firma jest mała, zatrudnia kilka osób i procesów jest niewiele, to formalizacja w specjalnie do tego przeznaczonym programie do mapowania mija się z celem. Jakkolwiek mapowanie może się przydać, to jednak zamiast programów do mapowania procesów warto użyć zwykłej, ale dużej kartki – mapowanie przebiegnie sprawniej, a i tak pracownicy zwykle znają wszystkie procedury oraz następujące po sobie działania, więc powieszenie kartki w ramach przypomnienia w widocznym i ogólnodostępnym miejscu powinno wystarczyć.

Procesy zmapowano w sposób tradycyjny

Jeżeli przedsiębiorstwo ma procesy zmapowane na kartkach i nie rozwija się w szczególnie intensywny sposób (tzn. nie zatrudnia wielu nowych pracowników, procesy się nie rozrastają i pozostają stabilne), to nie ma powodu, aby całość przenosić do programu do mapowania procesów. To byłoby tylko marnowanie czasu i zasobów, ponieważ pracownicy w każdej chwili mogą zerknąć na tradycyjną rozpiskę, a w praktyce prawdopodobnie znają ją na pamięć.

Nie chcesz osiągać zysków

To bardzo przewrotny punkt, ale dowodzi, jak ważne jest mapowanie i że wykluczając powyższe sytuacje przedsiębiorstwo naraża się na straty, jeśli się go nie podejmie – po prostu nie zauważy nadmiernie wydłużonych procesów, wąskich gardeł i nieefektywności na niektórych etapach. Programy do mapowania procesów są efektywniejsze i przynoszą przedsiębiorstwu znacznie więcej korzyści niż próby mapowania na kartkach – przebiegnie to sprawniej, łatwiej będzie nanieść zmiany w przypadku przebudowy procesu, a i wszyscy pracownicy będą mieć dostęp do informacji na temat przebiegu całego procesu. Jest to szczególnie istotne w większych i rozwijających się przedsiębiorstwach, gdzie pojawia się coraz więcej nowych pracowników, procesów jest coraz więcej, a ich długość może się zmieniać – wydłużać lub skracać.